Rechnungsprüfung Einkauf - Positionsübersicht

In dieser Übersichtsmaske sehen Sie alle gebuchten Warenzugangspositionen, entsprechend den Einstiegsvorgaben, für die noch keine Rechnungsprüfung durchgeführt wurde. Die Warenzugänge müssen über das Programm Erfassen Warenzugänge entweder für eine existierende Bestellung oder über die Option Warenzugang ohne Bestellung gebucht worden sein. Die erste Warenzugangsposition ist zur Bearbeitung markiert. Sie können auch mehrere (oder alle) Positionen gleichzeitig markieren, die dann nacheinander geprüft werden sollen.

Jede bereits geprüfte Warenzugangsposition wird farblich gekennzeichnet.
Positionen, welche buchhalterisch und statistisch nicht relevant sind (z.B. kostenlose Lieferungen) können über das Menü „Bearbeiten → Warenzugangsposition(en) löschen“ gelöscht werden. Um für einzelne oder mehrere Positionen eines Lieferanten die Rechnungsprüfung durchzuführen, müssen diese Positionen ausgewählt (Spalte X, per Doppelclick oder über Menü „Bearbeiten → Alle markieren“) und anschließend die Maske bestätigt werden (OK / Haken). Bei den zu selektierenden Positionen handelt es sich um die Rechnungspositionen, die auf der Eingangsrechnung des Lieferanten zu finden sind. Zusätzliche Kosten (nicht bestellte Positionen, wie Fracht oder Nebenkosten) können im Abschluss über das Menü „Bearbeiten → Erfassen Zu-/Abschlag zu bereits geprüfter WaZu-Pos.“ erfasst und auf die geprüften Positionen verteilt werden.

Die Übergabe an die Buchhaltung erfolgt erst mit dem endgültigen Verlassen des Programmes. Ein Verlassen des Programmes Rechnungsprüfung ist nach durchgeführter Prüfung einzelner nur möglich, wenn

der Rechnungsabschluss erfolgt ist, oder
die erfassten Daten zur späteren Weiterverarbeitung gespeichert wurden (s. Menü "Bearbeiten -> Eingabe unterbrechen und speichern", oder
die erfassten Daten verworfen werden (s. Menü "Bearbeiten -> Eingaben verwerfen, Abbruch der Verarbeitung".

In der oberen Tabelle werden offene Belege des Rechnungseingangsbuches zu den angezeigten (noch zu prüfenden) Positionen des Lieferanten gemäß der Vorgaben (Bestellung, Wareneingangsnummer, ….) angezeigt.

Felder

Lieferant	Lieferant und Anschrift
Währung	Währung des Lieferanten
Bestell-Nr.	Anzeige der Bestellnummer laut Vorauswahl, oder 'ALLE'
WE-Nr.	Anzeige der Wareneingangsnummer laut Vorauswahl, oder 'ALLE'
LS-Nr.	Anzeige der Lieferscheinnummer eines Lieferanten laut Vorauswahl, oder 'ALLE'
Bestellart	Bestellart der Bestellung (s.a. Bestellart). Anzeige erfolgt nur bei Prüfung einer einzelnen Bestellung
Bestellwert	Summe der Bestellwerte der offenen (noch nicht geprüften) Wareneingänge der Bestellung. Anzeige erfolgt nur bei Prüfung einer einzelnen Bestellung

Tabelle

X	Bearbeitungskennzeichen zur Auswahl der Positionen, für welche die Rechnungsprüfung durchgeführt werden soll
W.-eing.Nr.	Wareneingangsnummer. Über interne Wareneingangsnummer kann der Warenzugang identifiziert werden. Wenn im Parameter Basisparameter Einkauf definiert wurde, dass die Wareneingangsnummer automatisch vergeben werden soll, so erfolgt die Vergabe der Wareneingangsnummer beim Warenzugang automatisch. Es wird empfohlen, die Wareneingangsnummer automatisch vergeben zu lassen, damit die Eindeutigkeit gewährleistet ist!
Prüfstatus	Status der Wareneingangsprüfung bei Übergabe des Warenzuganges in ein Qualitätssicherungslager bzw. Einlagerung in ein chaotisches Lager mit Sperrgrund
Steuer	Prozentsatz der Vorsteuer
Lager WaZu	Zugangslager der Warenzugangsbuchung
Artikel	Artikelnummer im cimERP (Sachnummer)
Liefermenge	gebuchte Warenzugangsmenge
Bestellpreis	Preis aus der Bestellposition oder aus dem Warenzugang ohne Bestellung
Bestellwert	Wert des Warenzuganges zur Bestellposition oder aus dem Warenzugang ohne Bestellung
Re.Prüf. Wert	Eingegebener geprüfter Wert der Rechnungsprüfung zu geprüften Positionen
W.-eing.Datum	Wareneingangsdatum des Warenzuganges für die Bestellposition
Preiseinheit	Preiseinheit aus der Bestellposition (ob der Preis für 1, 10, 100 oder 1000 Mengeneinheiten gilt).
Preis-Art	Preisart des angegebenen Preises der Bestellposition Mögliche Werte sind: effektiver Preis der Preis wird auf die Bestellung gedruckt Schätzpreis (ca Preis) der Preis wird als Schätzpreis mit ca. xxx,- angedruckt Preis nicht auf Best. Auf der Bestellung wird kein Preis angedruckt, auch wenn ein Preis laut Stammdaten vorliegt. Preis nicht bekannt
Bestell-Nr.	Bestellnummer des Vorganges im cimERP
Pos.	Positionsnummer der jeweiligen Bestellposition
LSNr.	Lieferscheinnummer der Warenzugangsbuchung
BA	Bestellart der Bestellung (s.a. Bestellart)
Artikelbez. 1	Artikelbezeichnung 1 aus der Bestellposition
Artikelbez. 2	Artikelbezeichnung 2 aus der Bestellposition
Var. 1-5	Variantenkombination (Variante 1 bis 5) des Artikels der Bestellposition
Kennz. Bearbeitung	Kennzeichen Bearbeitung bei erfassten Zuschlagspositionen Mögliche Werte sind: 0 = Normale Rechnungsposition 1 = Zu-/Abschlag mit wertmäßiger Aufteilung 2 = Zu-/Abschlag mit mengenmäßiger Aufteilung 3 = Zu-/Abschlag mit Aufteilung nach Gewicht 4 = Zu-/Abschlag für die vorher erfasste Rechnungsposition 5 = wie 1, jedoch ohne Beeinflussung des Einkaufspreises 6 = wie 1, jedoch ohne Beeinflussung des Einkaufspreises 7 = wie 1, jedoch ohne Beeinflussung des Einkaufspreises 8 = wie 1, jedoch ohne Beeinflussung des Einkaufspreises 9 = Zu-/Abschlag auf die ausgewählte WaZu-Position: Dieser Wert ist nur im Modus „Erfassen Zu-/Abschlag zu bereits geprüfter WaZu-Position“ verfügbar.
Kennz. Verbuchung	Kennzeichen Verbuchung Mögliche Werte sind: 0 = Die noch nicht geprüfte Warenzugangsmenge bleibt stehen. Wird eine geringere Menge geprüft als geliefert, so bleiben Menge und der noch zu prüfende Wert positiv. Wird eine größere Menge geprüft als geliefert, so bleibt die noch nicht gelieferte Menge (Warenzugang) negativ stehen und der noch nicht gelieferte Wert wird negativ über die Bestelldaten errechnet. Die negative Menge wird dann über die kommenden Warenzugänge ausgeglichen. Eine Verbuchung der Daten in die Einkaufsstatistik findet nur statt, wenn die geprüfte Menge gleich der gelieferten Menge ist. 1 = Der Datensatz wird mit der geprüften Menge und dem geprüften Wert verbucht. Stimmt die geprüfte Menge nicht mit der gelieferten Menge überein, so wird der Satz trotzdem als erledigt gekennzeichnet und damit bei weiteren Rechnungsprüfungen nicht mehr angeboten. 9 = Wurde eine Rechnungsprüfungsposition bereits teilweise geprüft, jedoch nicht mit der gelieferten Menge und mit Kennzeichen Verbuchung 0 (Rest ist vorhanden), so kann die Restmenge hier unter Berücksichtigung der Einkaufsstatistik erledigt werden. Es findet keine Verbuchung der Daten in die Finanzbuchhaltung statt.
Konto	Das Warenzugangskonto wird aus den Einkaufsdaten des Artikels voreingestellt und kann hier geändert werden. Die Verwendung dieses Kontos ist dann sinnvoll, wenn eine angeschlossene Finanzbuchhaltung eingesetzt wird. Eine Kontierung in der Rechnungsprüfung kann dann entfallen.
Kostenstelle	Kostenstelle Das Feld Kostenstelle wird bei Neuanlage einer Position aus den Einkaufsdaten des Artikels voreingestellt und kann hier geändert werden. Bei Abrufbestellungen wird dieses Feld mit dem Wert des Rahmens vorbelegt.
Kostenträger	Kostensträger Das Feld Kostensträger wird bei Neuanlage einer Position aus den Einkaufsdaten des Artikels voreingestellt und kann hier geändert werden. Bei Abrufbestellungen wird dieses Feld mit dem Wert des Rahmens vorbelegt.
Bezeichnung Kostenträger	Bezeichnung des Kostenträgers
Kostenobjekt	Kostenobjekt Das Feld Kostenobjekt wird bei Neuanlage einer Position aus den Einkaufsdaten des Artikels voreingestellt und kann hier geändert werden. Bei Abrufbestellungen wird dieses Feld mit dem Wert des Rahmens vorbelegt.
Bezeichnung Kostenobjekt	Bezeichnung des Kostenobjekt
Projekt	Verknüpftes Projekt
Projektindex	Index des verknüpften Projekts
Sachbearbeiter	Sachbearbeiter der Warenzugangsbuchung
Gut-Menge	durch Wareneingangsprüfung als gut erfasste Menge
Schlecht-Menge	durch Wareneingangsprüfung abgewiesene Menge, die auf ein Sperrlager verbucht wurde oder zurückgeschickt wurde
Liefer-Artikel-Nr.	Artikelnummer (Sachnummer) des Lieferanten
Ursprungsland	Ursprungsland des Artikels. Dieses kann in der Detailmaske der Rechnungsprüfung erfasst werden
Land Intrastat	Herkunftsland der Lieferung für die Intrastatmeldung.
für Vorgang	Vorgangsnummer für die die Bestellung ausgelöst wurde (je nach Herkunft)
für Position	Position zur zugehörenden Vorgangsnummer
Buchungsdatum	Buchungsdatum des Warenzuganges

Tabelle - Daten aus Rechnungseingangsbuch

In der Tabelle werden Daten des Rechnungseingangsbuches zu den angezeigten (zu prüfenden) Positionen des Lieferanten gemäß der Vorgaben angezeigt.

Beleg-Nr.	Die Belegnummer des Rechnungseingangsbuches. Sie definiert die mandantenbezogene, eindeutige Identifikationsnummer für die Eingangsrechnung
Lieferanten Rg Nr.	Die Rechnungsnummer des Lieferanten
RE-Datum	Rechnungsdatum der Lieferantenrechnung
Belegbild	Belegbild der Eingangsrechnung (eingescannte Rechnung als PDF-Datei)
Button	Button zum direkten Anzeigen eines gespeicherten Belegbildes
Bearbeitungs-KZ RE-Eingang	Bearbeitungskennzeichen des Beleges im Rechnungseingangsbuches Mögliche Werte sind: 0 - Rechnungseingang erfaßt 3 - Rechnung weitergeleitet 5 - alle Sachbearbeiter geprüft 7 - Rechnung geprüft (manuell) 8 - Rechnung geprüft (autom.) 9 - Rechnung erledigt/storniert

Menüpunkte

Datei	Informationen zum Menüpunkt "Datei"
Bearbeiten	Informationen zum Menüpunkt "Bearbeiten"
Erfassen Pos. ohne WAZU	Erfassen von Rechnungspositionen ohne Warenzugang oder Zuschlägen
Erfassen Zu-/Abschlag zu bereits geprüfter WaZu-Pos.	Werden zu einer Warenzugangsposition durch unterschiedliche Lieferanten weitere Rechnungen gelegt (z.B. Speditionsrechnungen), so können diese Rechnungen über diesen Menüpunkt erfasst werden. Eine Rechnung bezieht sich hierbei auf die reale Warenlieferung (= Warenzugangsposition), während die anderen Rechnungen weitere Leistungen (Transport/Fracht, Klassifizierung/Prüfung, etc.) umfassen. Die Lieferantenrechnungen werden zeitlich unabhängig voneinander gelegt, müssen aber in der cimERP – Rechnungsprüfung Einkauf zu einer Bestellposition buchbar sein, um alle Kosten in Rahmen der Beschaffung der Bestellposition anfallenden Kosten für die Berechnung der statistischen Einkaufswerte (erster, letzter, höchster, niedrigster, durchschnittlicher, …EKP) zu berücksichtigen. Bei Aufruf des Menüpunkts wird die Maske Rechnungsprüfung - Zu-/Abschlag für bereits geprüfte Positionen zur Erfassung der Kopfdaten angezeigt.
Erfassen Zu-/Abschlag zu bereits geprüfter Bestellung	Öffnet die Maske „ Rechnungsprüfung Einkauf - Erfassen Position ohne Warenzugang.
Eingaben verwerfen, Abbruch der Verarbeitung	Nach einer Warnmeldung kann über diese Option die Rechnungsprüfung verlassen werden.
Eingaben verwerfen für markierte Position(en)	Hiermit können einzelne (eben geprüfte) Sätze verworfen werden.
Eingabe unterbrechen und speichern	Hiermit kann die Eingabe unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden.
Rechnungseingangsbuch/Belegbild erfassen	Verzweigt ins Programm Rechnungseingangsbuch zur direkten Erfassung eines Belegbildes zu einer noch nicht erfassten Lieferantenrechnung.
Alles buchen für alle markierten Positionen	Führt Einzelsatzbearbeitung für alle markierten Sätze durch, bei Fehlern (Konto fehlt, etc.) bleibt Einzelmaske stehen. Nach Abarbeitung aller Positionen wird direkt in Abschlussmaske der Rechnungsprüfung verzweigt.
Rechnungsabschluß	Wenn alle Rechnungspositionen und Zuschläge geprüft sind, muss der Rechnungsabschluss erfolgen. Zuvor erscheint noch die Kontenübersicht der erfassten Buchungen.
Warenzugangsposition(en) löschen	Die Warenzugangsposition wird nicht geprüft (wurde ggf. bereits manuell in die Finanzbuchhaltung gebucht) und damit für die Rechnungsprüfung gelöscht. (Z.B. bei kostenlosen Ersatzlieferungen)
Position zurückstellen	Die Warenzugangsposition soll aktuell noch nicht geprüft werden, aber gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt. Die Position erhält den Status zurückgestellt und verschwindet aus der aktuellen Anzeige. Zurückgestellte Positionen können zu jedem beliebigen Zeitpunkt wieder reaktiviert werden. Hierzu muss in der Einstiegsmaske des Rechnungsprüfungsprogramms vorgegeben werden, dass zurückgestellte Positionen angezeigt werden sollen.
Kendox Archiv	Wenn das Kendox-Dokumentenarchiv angebunden ist, kann zur Anzeige der Belege in das Archiv verzweigt werden
Alle markieren	Setzt das Bearbeitungskennzeichen für alle Zeilen
Verbindungen	Informationen zum Menüpunkt "Verbindungen"
Artikelstamm	Aufruf der Stammdatenverwaltung des Artikels
Lagerbewegungen	Anzeige der Lagerbewegung des Artikels der aktuellen Zeile
Lieferantenstamm	Aufruf der Stammdatenverwaltung des Lieferanten
Verbindungen → Neuanlage Bestellungen	Verzweigt in die Neuanlage einer Bestellung (z.B. zur Anlage einer Belastung)
Anzeigen Bestellposition	Verzweigt ins Anzeigen der Bestellposition
Ändern Bestellposition	Verzweigt ins Ändern der Bestellposition
Anzeige	Informationen zum Menüpunkt "Anzeige"
Extras	Informationen zum Menüpunkt "Extras"
Hilfe	Informationen zum Menüpunkt "Hilfe"