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Einrichtung PDF/A

Was ist PDF/A?

PDF/A ist ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als Subset des Portable Document Format (PDF) genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeitarchivierung verwendet werden müssen.
PDF/A-1b – Level B (Basic) conformance: eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit
(Quelle: Wikipedia)

PDF/A im cimERP

Das PDF/A-Format garantiert langfristige Lesbarkeit von Dokumenten. Durch die Verwendung von PDF/A wird sichergestellt, dass sich die so archivierten Dokumente auch nach langfristiger Archivierung in der gleichen/ursprünglichen Formatierung des Dokumentes jederzeit wieder öffnen lassen. Das PDF/A-Format ist also, die für eine sichere Archivierung der Dokumente hinsichtlich „Zukunftstauglichkeit“, das zu wählende Format.

Von einigen unserer Kunden wurde bereits die Anforderung an uns herangetragen, dass Geschäftspartner die Erstellung und Zusendung der „Ausgangspapiere“ (Auftragsbestätigung, Rechnung …) wünschen und fordern.

Die Integration/Einrichtung im cimERP erfolgt durch einfache Auswahl des Ausgabeformats („PDF/A“) in den Druckparametern des jeweiligen Ausgangsdokumentes. Die in bekannter und unveränderter Weise mittels CrystalReports erzeugte .pdf-Datei wird bei dieser Auswahl anschließend durch einen vollständig implementierten Konverter automatisch konvertiert in das PDF/A-Format. Der Ausgabedateiname wird dabei nicht verändert – alle weiteren Abläufe bleiben unverändert.

Voraussetzungen zum Einsatz von PDF/A im cimERP